当機構は、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）その他の関連法令・ガイドラインを遵守し、個人情報を適正に取り扱うとともに、安全管理について適切な措置を講じます。当機構は、個人情報の取扱い及び安全管理が適正に行われるように、従業員及び業務受託者に対する教育・指導・監督を徹底いたします。当機構は、個人情報の取扱いに関する苦情や相談に迅速に対応し、当機構の個人情報の取扱い及び安全管理にかかる適切な措置については、適宜見直し改善いたします。

１．個人情報の取得方法

　当機構は、口頭、書面、電磁的記録媒体、メール・Web画面等に入力された電磁的記録、録音、録画その他の方法をもってお客様、取引先の皆様その他の皆様（以下「お客様等」といいます。）の個人情報を適法かつ公正に取得します。(お客様等から直接取得する以外に、当機構がお客様等以外から間接的に取得する場合を含みます。)

　なお、お客様等との電話応対時においては、ご注文・ご意見・ご要望・お問い合わせ内容等の正確な把握、今後のサービス向上のために、通話を録音させていただく場合があります。

２．個人情報の利用目的

　当機構は、取得した個人情報を以下に定める目的のために使用します。なお、具体的な活用方法例については、各号記載のとおりです。

⑴お客様の個人情報

①商品・サービスに関するお問い合わせの対応、お問い合わせ対応の品質改善、資料送付、製品サポート依頼に対する対応

②当機構製品の開発、改善を目的としたマーケティング、イベントに関するお知ら　　　せ

③新サービス紹介のためのダイレクトメール送付、メールニュース等の配信

④既存のサービス及び新規サービスにかかるアンケートの実施及び結果分析

⑤サービスの利用頻度、利用時間その他の利用状況の分析

⑥お客様の嗜好・興味に応じた分析及びそれを利用した宣伝・広告・マーケティング

⑦当機構の提供するサービスの利用規約の違反・禁止行為・虚偽情報登録・不正アクセスその他不正行為に関する調査、利用規約の変更

⑧JSA-S1003『保険代理店サービス品質管理態勢の指針』にかかる認証登録及び認証維持の審査並びにこれに関連する業務

⑨上記に関連し又は付帯する業務

⑵お取引先様の個人情報

①お取引先様との取引目的の達成

②取引目的にかかる業務情報等のご提供

③当機構施設への入退管理

④上記に関連し又は付帯する業務

⑶従業者の個人情報

①雇用人事管理

②従業者及びその家族の福利厚生

③安全・衛生、健康管理、教育

④上記に関連し又は付帯する業務

３．個人情報の安全管理措置

　当機構は、取り扱う個人情報の漏洩、滅失またはき損防止その他個人情報の安全管理のため、安全管理に関する十分なセキュリティ対策を講じるとともに、利用目的の達成に必要とされる正確性・最新性を確保するために適切な措置を講じています。 なお、当機構は、利用目的が達成され、継続して個人情報を保管する必要がなくなったと判断した場合、当該個人情報を消去する場合があります。

　具体的な安全管理措置については、以下のとおりです。

⑴個人情報保護指針の策定

　個人情報の適正な取扱いの確保のため、本指針を策定しています。

⑵個人情報の取扱いに係る規律の整備

　個人情報の取得、利用、保存等を行う場合の基本的な取扱方法を整備しています。

⑶組織的安全管理措置

　個人情報を取り扱う従業者および当該従業者が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、個人情報保護法や個人情報の取扱いに関する社内規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。

⑷人的安全管理措置

　個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。

⑸物理的安全管理措置

　個人情報を取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施しています。また、個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人情報が判明しないよう措置を実施しています。

⑹技術的安全管理措置

　アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。また、個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

４．個人情報の第三者への提供

⑴当機構は個人データ（個人情報の保護に関する法律第２条の定義に従います）を第三者に提供するにあたり、以下の場合を除き、ご本人の同意なく第三者に個人データを提供しません。

①法令に基づく場合

②人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

③公衆衛生の向上又は児童の健全な育成推進のために特に必要がある場合であ　って、本人の同意を得ることが困難であるとき。

④国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

⑤合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供される場合

⑵当機構は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データの取扱いの全部　　　又は一部を第三者に委託する場合があります。この場合、委託先の第三者に対し、委託された個人データの安全管理が図られるように必要かつ適切な監督を行います。

５．センシティブ情報の取り扱い

　当機構は政治的見解、信教（宗教、思想及び信条をいう。）、労働組合への加盟、人種及び民族、門地及び本籍地、保健医療及び生活並びに犯罪歴に関する個人情報（金融分野における個人情報保護に関するガイドライン第５条に定義される機微情報、以下「センシティブ情報」という）を、次に揚げる場合を除くほか、取得、利用又は第三者提供を行いません。

①本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得し、利用又は第三者提供する場合。

②法令に基づく場合

③人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合。

④公衆衛生の向上又は児童の健全な育成推進のために特に必要がある場合

⑤国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合

６．開示、訂正等にかかる手続

⑴　 当機構は、お客様等から、個人情報保護法の定めに基づき個人情報及び第三者提供記録の開示・訂正・削除・利用停止等（以下「開示等」といいます。） を求められたときは、お客様等ご本人からのご請求であることを確認の上で、お客様等に対し、遅滞なく開示等を行います。ただし、個人情報保護法その他の法令により、当機構が開示等の義務を負わない場合は、この限りではありません。

⑵　ご本人から、個人情報の開示等を求められたときは、ご本人に対し、遅滞なく開示等を行います。ただし、開示等をすることにより次のいずれかに該当する場合は、その全部または一部の開示等を行わないこともあり、開示等をしない決定をした場合には、ご本人に対してその旨を遅滞なく通知します。

①      お客様等ご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

②      当機構の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合

③      法令に違反することとなる場合

④      お客様等ご本人からの請求であることが確認できない場合

⑶　開示等の求めの申し出先

開示等のお求めは、当機構ホームページ所定の「お問い合わせフォーム」（https://jsa-s1003.or.jp/contact/）からお申し出ください。

⑷　 開示等の求めに関するお手続き

i.  お申し出受付け後、当機構からご利用いただく所定の請求書様式「保有個人データ開示等請求書」を郵送いたします。

ii. ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類をご郵送ください。併せて、下記に定める手数料を当機構指定の金融機関口座にお振込みください。

iii.       上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当機構に登録していただいている個人情報の一部について、お問合せさせていただきます。

iv. 回答は原則としてご本人に対して書面にておこないます。

⑸　開示等にかかる費用

・手数料：１回のお申出ごとに基本料金１０００円(税込)及び、開示希望情報の項目、量等に応じた手数料が加算されます。

・送料：簡易書留による郵送に係る実費

・支払方法:請求時にご連絡させていただきます当機構所定の金融機関口座にお振込みいただきます。

なお、その他手数料の額等の詳細については、お問い合わせ時にお尋ねください。

⑹　代理人によるお求めの場合

　開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人である事を証明する資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。また各資料は個人番号を含まないものをお送りいただくか、全桁を墨塗り等の処理をしてください。

（代理人である事を証明する資料）

①      開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合

・本人の委任状（原本）

②代理人様が未成年者の法定代理人の場合

・法定代理権の確認ができる公的書類の写し

（代理人様ご自身を証明する資料）

次のいずれかの資料の写し

・     運転免許証

・     パスポート

・     健康保険の被保険者証

⑺　お送りいただいた書類に関しては、その目的を達成しだい、随時廃棄等させていただきます。また、理由のいかんを問わず返却することはできませんので、あらかじめご了承ください。

７．ダイレクトメール等によるご案内の停止

　お客様等は、ダイレクトメール等の広告物等による営業活動の中止を申し出ることができます。かかる申し出をされる場合には、お問い合わせ窓口にお申し出ください。

８.    プライバシーポリシーの変更について

　当機構は、このプライバシーポリシーの内容の全部又は一部を改定することがあります。改定した場合には、このホームページの掲載内容に反映すること等により公表します。

９．お問い合わせ窓口

　お客様等からの個人情報の取り扱いに関するお問い合わせにつきましては、当機構所定のお問い合わせフォーム（https://jsa-s1003.or.jp/contact/）より承ります。

　なお、お問い合わせ対応時間は、午前９時３０分～午後５時（土曜・日曜・祝日・年末年始を除く）です。

住所：東京都港区西新橋3丁目24−10 ハリファックス御成門ビル２F

　　　一般財団法人保険代理店サービス品質管理機構

　　　理事長　米山　隆生

制定：２０２１年２月１５日

改訂：２０２２年３年３１日